Cómo cotizar un evento corporativo
Cotizar a un cliente corporativo no es lo mismo que cotizar una boda. El comité de compras compara con otras agencias, finanzas pide desglose justificado y RFP llega con 30 preguntas. Aquí está cómo armar una propuesta que sí cierra.
Antes de cotizar: el briefing que evita cotizar mal
El error más caro de cotizar corporativo es responder un RFP sin haber hablado con el cliente. Te ahorras 8 horas de propuesta si antes pides un briefing de 30 minutos. Preguntas que debes hacer en el briefing:
- ¿Cuál es el objetivo de negocio del evento? (lanzamiento, capacitación, networking, motivación)
- ¿Cuántos asistentes esperan y cuál es el perfil? (C-level, mandos medios, clientes, prospects)
- ¿Cuál es el rango de presupuesto aprobado? (no "cuánto cuesta" — eso te lo preguntan a ti)
- ¿Hay restricciones de proveedores? (compliance, lista aprobada, criterios ESG)
- ¿Quién aprueba la decisión final? (marketing, finanzas, comité, CEO)
- ¿Cuándo necesitan tomar la decisión? (calendario interno de aprobaciones)
Si el cliente no quiere darte briefing y solo te manda el RFP, evalúa si vale la pena cotizar. Las agencias top filtran clientes en este paso — no toda RFP merece tu tiempo.
Estructura de una cotización corporativa
Una propuesta corporativa profesional tiene mínimo 10-15 páginas y esta estructura:
- Portada con marca propia y del cliente (logo del cliente con permiso)
- Resumen ejecutivo: en 1 página, el problema, la propuesta y la inversión
- Entendimiento del brief: parafrasea lo que escuchaste en el briefing
- Concepto creativo: tu idea para lograr el objetivo del cliente
- Plan operativo: cronograma, roles, milestones
- Equipo asignado: nombres, fotos, roles, experiencia relevante
- Proveedores clave: venue, catering, producción técnica, etc.
- Inversión desglosada: fee de agencia + costos de producción separados
- Calendario de pagos y condiciones comerciales
- Casos de éxito relevantes: 2-3 eventos similares que hicieron
- Próximos pasos: qué se necesita para arrancar
Pro tip
Separa visualmente fee de agencia (tu trabajo) de costos de producción (pasan a proveedores). El cliente sofisticado entiende la diferencia y aprueba más rápido cuando ve que tu margen es razonable.
Cómo desglosar el fee de agencia
Finanzas corporativa te va a pedir desglose del fee. Si presentas un "fee de agencia: $X" sin desglose, te van a regatear. Si presentas el desglose en componentes claros, justificas mejor:
- Project management: horas estimadas del PM × tarifa hora
- Producción creativa: diseño, concepto, escenografía
- Coordinación de proveedores: selección, negociación, supervisión
- Día del evento: equipo en sitio, supervisión, contingencia
- Reporting y post-evento: KPIs, fotos, video, encuesta de satisfacción
- Contingencia: 5-10% para imprevistos (transparente)
Con este desglose, finanzas no regatea — pregunta. Y cuando preguntan, tú respondes con horas y tarifas, no con "es lo que cuesta".
Modelos de cobro para agencias
- 1Project fee + costs. Cobras un fee fijo por la gestión + pasas los costos de producción al cliente. El modelo más limpio y transparente. Estándar en agencias B2B.
- 2Mark-up sobre proveedores. Cobras un % adicional sobre los costos de proveedores (típicamente 10-20%). Menos transparente pero más simple. Algunas agencias lo combinan con fee reducido.
- 3Retainer mensual. Para clientes con múltiples eventos al año, cobras una fee fija mensual + costos al pasar. Da estabilidad a la agencia y descuento al cliente.
- 4Performance bonus. Fee base + bonus si cumples KPIs (asistencia, NPS, leads generados). Cada vez más común con clientes sofisticados.
Términos comerciales no negociables
Estas cláusulas tienen que estar en toda cotización corporativa, incluso si el cliente intenta quitarlas:
- Anticipo 30-50% al firmar. Sin esto, no empiezas. Corporate paga lento, necesitas flujo.
- Vigencia de la cotización: 30-60 días. Después, sujeta a revisión por inflación o disponibilidad.
- Política de cambios: cómo se cobran cambios de alcance después de firmar.
- Política de cancelación: qué % conservas según cuándo cancelen.
- Términos de pago: NET 15-30 máximo. NET 60 mata tu caja.
- Penalidad por pago tardío: 2-5% mensual sobre saldos vencidos.
- Uso de imagen: puedes usar el caso en tu portafolio (con aprobación si es sensible).
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